在Excel工作表的数据列表中插入分类汇总

4/9/2007来源:Excel教程人气:23950

  通过使用Excel“数据”选项卡的“分级显示”组中的“分类汇总”命令,可以自动计算列的列表 (列表:包含相关数据的一系列行,或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。)中的分类汇总和总计。

  ·分类汇总 分类汇总是通过 SUBTOTAL 函数利用汇总函数 (汇总函数:是一种计算类型,用于在数据透视表或合并计算表中合并源数据,或在列表或数据库中插入自动分类汇总。汇总函数的例子包括 Sum、Count 和 Average。)(例如,“求和”或“平均值”)计算得到的。可以为每列显示多个汇总函数类型。

  ·总计 总计是从明细数据 (明细数据:在自动分类汇总和工作表分级显示中,由汇总数据汇总的分类汇总行或列。明细数据通常与汇总数据相邻,并位于其上方或左侧。)派生的,而不是从分类汇总中的值派生的。例如,如果使用“平均值”汇总函数,则总计行将显示列表中所有明细行的平均值,而不是分类汇总行中的值的平均值。

  如果将工作簿设置为自动计算公式,则在您编辑明细数据时,“分类汇总”命令将自动重新计算分类汇总和总计值。“分类汇总”命令还会分级显示 (分级显示:工作表数据,其中明细数据行或列进行了分组,以便能够创建汇总报表。分级显示可汇总整个工作表或其中的一部分。)列表,以便您可以显示和隐藏每个分类汇总的明细行。

  1、确保每个列在第一行中都有标签,并且每个列中都包含相似的事实数据,而且该区域没有空的行或列。

  2、选择该区域中的某个单元格。

  3、请执行下列操作之一:

  插入一个分类汇总级别

  可以为一组数据插入一个分类汇总级别,如下例所示。

   运动列中的每个更改...

   ...销售额列的分类汇总。

  1、对构成组的列排序。。

  2、在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分类汇总”。

Outlook 功能区图像

  将显示“分类汇总”对话框。

  3、在“分类字段”框中,单击要计算分类汇总的列。在上面的示例中,应当选择“运动”。

  4、在“汇总方式”框中,单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在上面的示例中,应当选择“求和”。

  5、在“选定汇总项”框中,对于包含要计算分类汇总的值的每个列,选中其复选框。在上面的示例,应当选择“销售额”。

  6、如果想按每个分类汇总自动分页,请选中“每组数据分页”复选框。

  7、若要指定汇总行位于明细行的上面,请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面,请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。在上面的示例中,应当清除该复选框。

  8、(可选)通过重复步骤一到步骤七,可以再次使用“分类汇总”命令,以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总,请清除“替换当前分类汇总”复选框。

  插入分类汇总的嵌套级别

  可以在相应的外部组中为内部嵌套组插入分类汇总,如下例所示。

   每次在外部组中更改时,地区列...

   ...对该地区的销售额进行分类汇总,在每次在内部组中更改时,运动列对销售额进行分类汇总。

  1、对构成组的列排序。。

  2、插入外部分类汇总。

  如何插入外部分类汇总

  A 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分类汇总”。

  将显示“分类汇总”对话框。

  B 在“分类字段”框中,单击外部分类汇总的列。在上面的示例中,应当单击“地区”。

  C 在“汇总方式”框中,单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在上面的示例中,应当选择“求和”。

  D 在“选定汇总项”框中,对于包含要计算分类汇总的值的每个列,选中其复选框。在上面的示例,应当选择“销售额”。

  E 如果想按每个分类汇总自动分页,请选中“每组数据分页”复选框。

  F 若要指定汇总行位于明细行的上面,请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面,请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。在上面的示例中,应当清除该复选框。

  G (可选)通过重复步骤一到步骤六,可以再次使用“分类汇总”命令,以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总,请清除“替换当前分类汇总”复选框。

  3、插入嵌套分类汇总。

  如何插入嵌套分类汇总

  A 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分类汇总”。

  将显示“分类汇总”对话框。

  B 在“分类字段”框中,单击嵌套分类汇总列。在上面的示例中,应当选择“运动”。

  C 在“汇总方式”框中,单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在上面的示例中,应当选择“求和”。

  选择所需的任何其他选项。

  D 清除“替换当前分类汇总”复选框。

  4、对多个嵌套的分类汇总,重复进行上一步,应从最外层的分类汇总开始进行。

  提示 若要只显示分类汇总和总计的汇总,请单击行编号旁边的分级显示符号 。使用可以显示或隐藏单个分类汇总的明细行。